Kaikki irti messuista: Messuille valmistautuminen

Booth Groupin uusi juttusarja antaa käytännön tietoa ja vinkkejä messuille ja siitä, miten arvokkaasta tilaisuudesta saa parhaiten kaiken irti. Sarja sopii niin vanhoille konkareille kuin kokemattomammillekin messuasettajille. Seuraa sarjaa kevään aja ja kerää opit tulevien messujen varalle!

6 kuukautta messuihin: Aikatauluta ajoissa – vältä viime hetken paniikki

Messuille valmistautuminen eroaa usein merkittävästi yrityksen arkipäivän työtehtävistä. Juuri tästä syystä valmistautuminen tapahtumaan voi tuntua vaikealta alku kankealta. Messuosasto on varattu, ilmoittautumiset on tehty, mutta mitä seuraavaksi? Tapahtumaan on luultavasti vielä kuukausia, mutta valmistautuminen on syytä aloittaa heti ajankohdan varmistuttua. Prosessi ei vaadi mittavia ponnisteluja, mutta yksinkertaisista asioista voi kasvaa vaikeita, aikaavieviä ja kalliita, jos niiden hoitaminen jätetään liian myöhälle.

Yrityksessä on harvoin henkilöä, jonka päätoiminen tehtävä olisi hoitaa messuosaston valmisteluun liittyviä tehtäviä, joten työt on syytä aikatauluttaa ja jakaa heti alkuvaiheessa. Vaarana messutapahtumien kaltaisissa erityislaatuisissa projekteissa, että viimekädessä kukaan ei ota kokonaisvastuuta ja tapahtuman lähestymiseen herätään vasta liian myöhään. Osallistumispäätöksen jälkeen olisi hyvä tehdä päätös ainakin seuraavien asioiden osalta:

  • Millä brändillä/tuotekärjellä messuille osallistutaan? Vaatiiko tämä jotain huomioitavaa esimerkiksi markkinoinnissa tai tuotejulkistusten aikatauluttamisessa?
  • Kuka osaston suunnittelee ja rakentaa? Vaatiiko tämä kilpailutusta?
  • Millä työryhmällä tapahtuma toteutetaan? Voidaanko jo päättää ketkä tapahtumaan osallistuvat?
  • Vaatiiko osaston toteutuminen yhteistyötä yhteistyökumppaneiden tai alanäytteilleasettajien kanssa?

Kun pääkohdat on selvitetty, on kalenteriin helppoa merkata deadlinet kullekin osa-alueelle ja niiden toteutumista on helpompi seurata.

Tapahtumanjärjestäjät tarjoavat usein valmistautumista helpottavia työkaluja messuasettajien käyttöön ja näitä kannattaa myös hyödyntää. Tapahtumien sivuille päivitetään yleensä hyviä listoja ja muuta materiaalia tapahtumaan osallistuville. Listoista löydät kootusti deadlinet esimerkiksi tilausten tekemiselle, tapahtuman sisäiselle markkinoinnille, ohjelman julkaisulle ja niin edelleen. Kaikki kohdat eivät välttämättä koske omaa yritystäsi, mutta oleelliset asiat kannattaa poimia talteen.Booth Group Kaikki irti messuista-2

3 kuukautta messuihin: Löydä oikea messurakentaja

Messurakentajan kontaktoimisen voi tehdä vaikka vuotta ennen messuja. Se olisi kuitenkin hyvä tehdä viimeistään muutamaa kuukautta ennen tapahtumaa. Näin varmistat, että dialogille on tarpeeksi aikaa ja osasto pystytään räätälöimään yrityksesi tarpeiden mukaiseksi pienintä piirtoa myöden. Suomen ulkopuolella järjestettäviä tapahtumia varten aikaa on syytä varata vielä enemmän. Messurakentajan tarjoamasta palvelusta riippuen voit siirtää valmisteluun liittyviä tehtäviä omasta listastasi rakentajalle. Booth Groupin avaimet käteen -palvelu takaa stressittömän valmistautumisen tapahtumaasi. Hoidamme puolestasi tilaukset tekniikasta flayereihin toiveidesi mukaisesti. Lisää osaston suunnittelusta kerrotaan sarjan myöhemmissä osissa.

Avoimella keskustelulla messurakentajan kanssa varmistat, että tavoitteet messujen ja osaston suhteen ovat yhtenäisiä. Tässä vaiheessa on syytä tarkentaa yrityksen messuviestiä ja kohderyhmää ja asettaat tapahtumalle tavoitteet. Kun nämä seikat ovat osaston suunnittelijan tiedossa, saadaan osasto vastaamaan yhä paremmin tarvetta.

Tässä vaiheessa kannattaa myös miettiä millä tavalla yrityksesi aktivoi ja osallistaa messukävijöitä osastolla. Tavoitteiden mukaisesti aktivointina voi toimia esimerkiksi peli tai video, tai pääosassa voi olla perinteinen suora asiakkaiden kontaktointi. Mikä vaihtoehdoista tuntuukaan sopivimmalta, osaston rakenteen tulee tukea osaston toimintaa. Voit lukea lisää tapahtuma-aktiviteettimahdollisuuksista täältä. Mieti myös tarvitsetko messujen ajaksi ulkopuolista promootiohenkilökuntaa, siivouspalveluita tai apukäsiä muihin tehtäviin.

Jos osastosi toteutukseen riittävät peruspalvelut, saattavat messukeskuksen ratkaisut olla sopiva vaihtoehto messuosaston toteuttamiseksi. Hinta on usein kilpailukykyinen, mutta palvelu ei ole erikoistunut erikoisratkaisujen toteuttamiseen. Joidenkin tapahtumien osallistumismaksu sisältää määrätyt rakenteet, tai tilaus rakenteista tehdään automaattisesti osallistumisen yhteydessä. Mikäli näitä rakenteita ei halua osastollaan käyttää, täytyy ne muistaa peruuttaa ajoissa.

Älä unohda markkinointiviestinnän tärkeyttä. Vaikka messut vetävät suuria yleisöjä ja kävijöitä riittää, oikeiden henkilöiden tavoittaminen on tärkeää. Tästä syystä etukäteismarkkinointi ja kutsujen lähettäminen sidosryhmille on tärkeää. Tapahtumanjärjestäjät tarjoavat usein erilaisia mahdollisuuksia näkyvyyden takaamiseksi myös messujen aikana. Tämä voi olla hyödyksi erityisesti jos kyseessä on uusi ja toistaiseksi melko tuntematon yritys tai silloin kun yritys on lanseerannut uuden tuotteen tai vaikkapa muuttanut ilmettään.

1 kuukausi messuihin: Muista toimitettavat materiaalit, varmista aikataulut

Kun tapahtumaan on jäljellä reilu kuukausi, on syytä varmistaa, että oikeat aineistot sekä videot ja muu näytöillä esitettävä materiaali on toimitettu messurakentajalle. Myös tapahtumanjärjestäjälle toimitettavat tiedot tulisi hoitaa viimeistään nyt. Jos olet avaimet käteen -palvelun tilaaja, voit jättää teknisen toteutuksen hoitamisen rakentajalle. Mikäli hoidat itse esim. tapahtumapaikan tekniset tilaukset, muista että järjestäjän hinnat ovat sidottuja aikatauluihin. Hinnat nousevat usein kuukautta ennen tapahtuman alkua, joten tilaukset tulisi hoitaa hyvissä ajoin.

Varmista ainakin seuraavat:

  • Tarvittavat tilaukset: 
    • Tapahtumapaikan tarjoamat tekniset palvelut, kuten sähkö, LVI-palvelut, ripustuspisteet ja nostimet
    • Jakotavara
    • Printtimateriaalit
    • Mahdolliset tarjottavat osastolla
  • Rakentaja- ja näytteilleasettajakortit
  • Parkkiluvat
  • Hotellivaraukset
  • Tapahtumaan osallistuvan henkilökunnan informointi
  • Kutsut yhteistyökumppaneille
  • Tapaamisten aikataulut messuilla
  • Tarvittavat koneet ja kalusteet , kuten kahvin- tai vedenkeitin, jääkaappi, säilytystilaa, naulakko, jne.
  • Kuljetukset messuille

Älä epäröi pyytää apua messurakentajaltasi, jonka kautta saat varmasti kaiken tarvitsemasi osastolle.Booth Group Kaikki irti messuista

1 viikko messuihin: Viimeinen silaus

Sovi messurakentajasi kanssa, mihin aikaan sinun olisi hyvä tavata hänet osastolla tai selvitä milloin osastoa pääsee kokoamaan. Varmista, että messuille osallistuva henkilökunta on selvillä aikatauluista ja työtehtävistä messuosastolla. Messumyynnistä ja työtehtävien jakamisesta messuilla kerrotaan lisää juttusarjan myöhemmissä osissa.

Messuille valmisteltu aikataulu on hyvä pitää kattavana, mutta selkeänä, jotta sitä on helppoa seurata kiireisten messupäivien lomassa. Tapahtuman aikaisia aikatauluja voi harvoin suunnitella täydellisiksi, sillä jotain odottamatonta voi aina sattua. Hyvin suunniteltu on kuitenkin messuillakin puoliksi tehty. Tärkeintä on pitää asenne positiivisena ja rauhallisena ja nauttia kohtaamisista ja ainutlaatuisesta tunnelmasta. Näin myös messujen tuottamat tulokset ovat varmasti parempia kuin tapahtuman läpi hätäillessä!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *